Devis & Bon de commande.

La vente suit un parcours continu : Brouillon → Validation → Facture.
Chaque étape s’appuie sur la précédente, sans duplication ni ressaisie.

Contenu du brouillon (devis, facture provisoire, etc.)

• Lignes produits/services, quantités, prix, remises, TVA et commentaires
• Conditions commerciales (délais, validité, modalités de livraison)

Transformation en facture

Un devis accepté se transforme en facture sans altérer les données initiales.
Les lignes, montants, taux de TVA et conditions restent cohérents tout au long du cycle.
Les produits stockés sont automatiquement sortis du stock.

Ce fonctionnement évite les écarts entre commercial et facturation, limite les corrections a posteriori et conserve une lecture fiable de l’activité, du chiffrage initial jusqu’à la facturation finale.

Les documents sont générés à partir de modèles maîtrisés, garantissant une structure claire, des calculs fiables et une lecture immédiate des informations essentielles.

Présentation et lisibilité

• Modèles personnalisables (logo, en-tête, pied de page, mentions)
• Totaux, sous-totaux et TVA clairement identifiés
• Mise en page adaptée à l’envoi PDF et à l’impression
• Identité société, adresses, SIRET/TVA (selon configuration), conditions de règlement, pénalités, etc

Calculs et cohérence des données

• Calculs automatiques des montants HT, TVA et TTC
• Gestion des remises sans impact sur la cohérence comptable
• Alignement strict entre les lignes, les totaux et les exports

Certaines ventes ne se facturent pas en une seule fois. Acomptes, facturation progressive ou régularisations doivent rester lisibles et cohérentes, aussi bien côté client que côté comptabilité.

Acomptes et facturation progressive

• Facture d’acompte liée au devis ou au dossier
• Suivi de ce qui a déjà été facturé et de ce qu’il reste à facturer
• Vision claire du cumul facturé et du solde restant

Quand sont-ils générés ?

• Sur demande manuelle via le formulaire (ex. appel de 30 % ou 33 % du montant total)
• Lors d’un règlement partiel, si nécessaire
• À partir d’un bon de livraison

Les factures d’acompte sont générées automatiquement et sont compensées par des avoirs d’acompte lors de l’émission de la facture finale, sauf dans le cas particulier des factures de situation.

Chaque acompte reste systématiquement lié à une ligne de règlement. Ce principe garantit un suivi fiable des montants facturés, encaissés et restant dus, sans perte d’historique.

Les lignes ne sont pas du “texte libre” : elles sont conçues pour rester lisibles, fiables et directement exploitables (stocks, marges, livraisons, documents associés). Chaque ligne est achée à un produit/service du catalogue meme si le libellés est modifiable ceci garantit la cohérence des données.

Affichage clair et informations utiles

• Libellé lisible, référence, et type (produit, service, main-d’œuvre, pack, acompte…)
• Quantités détaillées : QT, éventuellement QT livrée (si livraison)
• Stock disponible affiché en temps réel lorsque le type de produit le permet

Saisie rapide et catalogue

• Recherche produit instantanée (référence / libellé) et ajout en quelques clics
• Favoris par client et ajout via code-barres (douchette) si besoin
• Ajout d’un produit au catalogue directement depuis une ligne (quand il n’existe pas encore)

Tableau de lignes interactif

• Ajout, édition, copie de lignes, réorganisation, titres, séparateurs, sous-totaux
• Synchronisation automatique des montants : PU, HT, TVA, TTC, quantités, remises
• Calcul des marges (en € et en %) et marge globale du document
• Colonnes personnalisables (QT, PU, PA, marge, TVA…) mémorisées par utilisateur

Documents liés et envoi

• Une ligne peut embarquer le contexte complet : produit du catalogue + informations métier associées
• Si des documents sont présents dans la GED (fiche technique, notice, photo, certificat…), ils peuvent être joints automatiquement à l’envoi
• Envoi email propre avec en-tête au logo de la société (modèle PDF et présentation homogène)

Résultat : un document plus propre côté client, et surtout des données “vraies” côté gestion (stock, livraison, marge, compta), sans ressaisie ni bricolage.

Lorsqu’un devis inclut des produits à approvisionner, la préparation des commandes fournisseurs peut se faire directement à partir des lignes du document. La vente et l’achat restent synchronisés, sans double saisie.

Préparation des commandes fournisseurs

• Création d’une commande fournisseur directement depuis le devis
• Possibilité d’ajouter les lignes à une commande fournisseur existante
• Choix explicite du fournisseur pour chaque produit, selon votre organisation

Suivi de l’approvisionnement

• Chaque ligne indique si le produit est en cours de commande ou déjà réceptionné
• Visibilité immédiate sur l’état : en préparation, commandé, reçu en stock
• Alignement entre le devis client, la commande fournisseur et le stock

Ce fonctionnement permet d’anticiper les achats dès la phase commerciale, d’éviter les oublis de commande et de sécuriser les délais de livraison, tout en conservant une traçabilité complète entre vente, achat et stock.