Signature électronique
La signature est l’un des points de friction les plus coûteux : impressions, scans, retours incomplets,
versions divergentes, délais, et difficulté à prouver ce qui a été signé et quand.
Concrètement : cycles de vente plus longs, litiges évitables, et temps perdu sur des tâches non productives.
ADLISS vise un parcours simple : préparer un document → l’envoyer en signature → suivre les statuts → archiver automatiquement → conserver les preuves. La GED devient le référentiel unique des documents signés.
ADLISS vise un parcours simple : préparer un document → l’envoyer en signature → suivre les statuts → archiver automatiquement → conserver les preuves. La GED devient le référentiel unique des documents signés.
- Envoi d’un document en signature depuis portail client
- Archivage automatique : document signé preuves dans la GED
Note : la signature électronique peut s’appuyer sur un service intégré/partenaire. Cette page décrit l’expérience et la gouvernance attendues côté ADLISS.
Envoi en signature (process)
1) Préparer le document
- Sélection du document à signer : devis, contrat, annexe
- Vérification que la bonne version est utilisée
Renvoi GED
Versions, intégrité & cycle de vie documentaire
2) Définir les signataires
- Choix des signataires : client, direction, tiers
- Définition de l’ordre de signature et des rôles (selon périmètre)
3) Lancer la demande
- Envoi avec message d’accompagnement
- Notifications automatiques pour guider les signataires
Renvoi Transversal
Templates & génération (PDF / Email)
4) Suivre jusqu’à clôture
- Suivi par statuts lisibles
- Relance ou correction guidée par l’état du document
Statuts (envoyé, signé, refusé)
Statuts usuels
- Envoyé : la demande de signature a été transmise
- Consulté : le signataire a ouvert la demande (si disponible)
- Signé : la signature est finalisée
- Refusé : refus explicite, avec motif si disponible
- Expiré : la demande n’a pas été signée dans le délai prévu
Exploitation opérationnelle
- Une demande envoyée sans action devient une relance
- Un refus déclenche une correction ou une renégociation
Renvoi Transversal
Messagerie, notifications & délivrabilité
Archivage contextuel
- Les documents signés sont automatiquement rattachés à leur contexte métier
- Aucune duplication : le document source est versionné, puis finalisé après signature
Lors de la validation de la signature, les propositions commerciales sont automatiquement taguées, ce qui permet une vision claire et immédiate de leur statut.
Preuves d’identité & horodatage
Éléments de preuve collectés
- Numéro de téléphone vérifié par envoi d’un code de validation SMS
- Identifiant unique de demande de signature, lié au document
- Date et heure précises de l’envoi et de la signature (horodatage serveur)
- Statut du processus : envoyé, consulté, signé ou refusé
Sécurisation de la signature
- Validation de la signature par saisie d’un code SMS
- Lien de signature personnel et à usage limité
- Chaque action est associée à une empreinte technique traçable
Conformité & RGPD
La signature électronique implique des données personnelles : identité, email, journaux d’événements et preuves associées.
Les règles de conservation, d’accès et de suppression doivent être définies conformément aux obligations réglementaires.