Signature électronique de documents | Adliss
La signature est l’un des points de friction les plus coûteux : impressions, scans, retours incomplets,
versions divergentes, délais, et difficulté à prouver ce qui a été signé et quand.
Concrètement : cycles de vente plus longs, litiges évitables, et temps perdu sur des tâches non productives.
ADLISS vise un parcours simple : préparer un document → l’envoyer en signature → suivre les statuts → archiver automatiquement → conserver les preuves. La GED devient le référentiel unique des documents signés.
ADLISS vise un parcours simple : préparer un document → l’envoyer en signature → suivre les statuts → archiver automatiquement → conserver les preuves. La GED devient le référentiel unique des documents signés.
- Envoi d’un document en signature depuis portail client
- Archivage automatique : document signé preuves dans la GED
Note : la signature électronique peut s’appuyer sur un service intégré/partenaire. Cette page décrit l’expérience et la gouvernance attendues côté ADLISS.
Envoi en signature (process)
1) Préparer le document
- Sélectionnez le document à soumettre à la signature : devis, contrat ou annexe.
- Assurez-vous que la version affichée est bien la version définitive avant de continuer.
Renvoi GED
Versions, intégrité & cycle de vie documentaire
2) Définir les signataires
- Désignez les personnes appelées à signer : client, direction ou tiers concerné.
- Précisez, le cas échéant, l'ordre de signature et le rôle attribué à chacun.
3) Lancer la demande
- Envoyez la demande en y joignant un message d'accompagnement personnalisé.
- Chaque signataire reçoit automatiquement les notifications nécessaires pour finaliser sa signature.
Renvoi Transversal
Templates & génération (PDF / Email)
4) Suivre jusqu'à clôture
- Consultez l'avancement de la signature grâce à des statuts clairs et lisibles.
- Relancez les signataires ou apportez une correction directement depuis l'état du document.
Statuts (envoyé, signé, refusé)
Statuts usuels
- Envoyé : la demande de signature a été transmise au signataire
- Consulté : le signataire a ouvert la demande (lorsque cette information est disponible)
- Signé : la signature a été apposée et le document est définitivement validé
- Refusé : le signataire a explicitement refusé, avec indication du motif le cas échéant
- Expiré : la demande n'a pas été signée dans le délai imparti
Exploitation opérationnelle
- Une demande restée sans réponse peut faire l'objet d'une relance
- Un refus implique une correction du document ou une renégociation avec le signataire
Renvoi Transversal
Messagerie, notifications & délivrabilité
Archivage contextuel
- Chaque document signé est automatiquement associé à son contexte métier.
- Sans duplication : le document d'origine est versionné, puis finalisé une fois la signature apposée.
À la validation de la signature, les propositions commerciales sont automatiquement identifiées, ce qui offre une visibilité claire et immédiate sur leur statut.
Preuves d’identité & horodatage
Éléments de preuve collectés
- Numéro de téléphone vérifié via l'envoi d'un code de confirmation par SMS
- Identifiant unique de la demande de signature, associé au document concerné
- Date et heure précises de l'envoi et de la signature (horodatage serveur)
- Statut du processus : envoyé, consulté, signé ou refusé
Sécurisation de la signature
- Confirmation de la signature par la saisie d'un code reçu par SMS
- Lien de signature nominatif et à usage limité
- Chaque action est associée à une empreinte technique traçable
Conformité & RGPD
La signature électronique implique le traitement de données à caractère personnel : identité du signataire, adresse e-mail, journaux d'événements et preuves associées.
Les durées de conservation, les droits d'accès et les conditions de suppression de ces données doivent être définis conformément aux obligations réglementaires en vigueur.