Signature électronique
Accélérez la validation, sécurisez la preuve, centralisez dans la GED
Faites signer vos documents directement depuis ADLISS. La signature est tracée, horodatée et le document automatiquement archivé dans la GED, sans rupture de processus.
ADLISS vise un parcours simple : préparer un document → l’envoyer en signature → suivre les statuts → archiver automatiquement → conserver les preuves. La GED devient le référentiel unique des documents signés.
- Envoi d’un document en signature depuis portail client
- Archivage automatique : document signé preuves dans la GED
Note : la signature électronique peut s’appuyer sur un service intégré/partenaire. Cette page décrit l’expérience et la gouvernance attendues côté ADLISS.
Pour aller plus loin : valeur juridique d'un devis signé électroniquement.
Envoi en signature (process)
Un parcours standardisé, sans friction.
1) Préparer le document
- Sélectionnez le document à soumettre à la signature : devis, contrat ou annexe.
- Assurez-vous que la version affichée est bien la version définitive avant de continuer.
2) Définir les signataires
- Désignez les personnes appelées à signer : client, direction ou tiers concerné.
- Précisez, le cas échéant, l'ordre de signature et le rôle attribué à chacun.
3) Lancer la demande
- Envoyez la demande en y joignant un message d'accompagnement personnalisé.
- Chaque signataire reçoit automatiquement les notifications nécessaires pour finaliser sa signature.
4) Suivre jusqu'à clôture
- Consultez l'avancement de la signature grâce à des statuts clairs et lisibles.
- Relancez les signataires ou apportez une correction directement depuis l'état du document.
Statuts (envoyé, signé, refusé)
Rendre le suivi évident, éviter les relances à l’aveugle.
Statuts usuels
- Envoyé : la demande de signature a été transmise au signataire
- Consulté : le signataire a ouvert la demande (lorsque cette information est disponible)
- Signé : la signature a été apposée et le document est définitivement validé
- Refusé : le signataire a explicitement refusé, avec indication du motif le cas échéant
- Expiré : la demande n'a pas été signée dans le délai imparti
Exploitation opérationnelle
- Une demande restée sans réponse peut faire l'objet d'une relance
- Un refus implique une correction du document ou une renégociation avec le signataire
Archivage contextuel
Conserver automatiquement le bon document, au bon endroit.
- Chaque document signé est automatiquement associé à son contexte métier.
- Sans duplication : le document d'origine est versionné, puis finalisé une fois la signature apposée.
À la validation de la signature, les propositions commerciales sont automatiquement identifiées, ce qui offre une visibilité claire et immédiate sur leur statut.
Preuves d’identité & horodatage
Identifier sans ambiguïté, prouver sans complexifier.
Éléments de preuve collectés
- Numéro de téléphone vérifié via l'envoi d'un code de confirmation par SMS
- Identifiant unique de la demande de signature, associé au document concerné
- Date et heure précises de l'envoi et de la signature (horodatage serveur)
- Statut du processus : envoyé, consulté, signé ou refusé
Sécurisation de la signature
- Confirmation de la signature par la saisie d'un code reçu par SMS
- Lien de signature nominatif et à usage limité
- Chaque action est associée à une empreinte technique traçable
Conformité & RGPD
Encadrer les données personnelles et leur conservation.
La signature électronique implique le traitement de données à caractère personnel : identité du signataire, adresse e-mail, journaux d'événements et preuves associées.
Les durées de conservation, les droits d'accès et les conditions de suppression de ces données doivent être définis conformément aux obligations réglementaires en vigueur.
Et parce qu’une démonstration vaut mieux que mille mots…
Pour bien ressentir la simplicité, la précision et la puissance de la gestion opérationnelle Adliss, rien ne vaut une démonstration en ligne : en autonomie ou accompagnée par l’un de nos conseillers, selon vos préférences.