Règlements clients
Sans gestion rigoureuse des règlements, les effets sont immédiats : relances incohérentes, litiges, trésorerie imprécise, écarts banque / facturation, et comptabilité contrainte de reconstituer.
- Enregistrement des règlements (virement, CB, chèque, espèces, prélèvement, etc.)
- Multi-règlements : plusieurs paiements pour un même document
- Suivi du total réglé et calcul automatique du reste à payer
- Gestion des acomptes et des avoirs pouvant être utilisés dans le cycle de règlement
- Contrôles de cohérence : archivage bloqué si des paiements sont affectés au document
- Renvoi vers la Trésorerie pour le suivi et le rapprochement
- Traçabilité : journalisation des actions sensibles (conformité recommendation NF525)
Multi-moyens de paiement
Les règlements sont enregistrés directement sur la facture, avec un suivi précis des montants encaissés et du solde restant. Chaque paiement est tracé et exploitable comptablement.
Enregistrement des règlements
- Règlements par type : virement, carte bancaire, chèque, espèces, prélèvement, avec des méthodes complémentaires configurables (ex. PayPal)
- Saisie des informations utiles : date, montant, méthode de paiement, référence, commentaire
- Gestion de la date de règlement selon vos pratiques comptables
- Possibilité de saisie automatique des règlements via le pointage bancaire
Paiements partiels
- Une facture peut être réglée en une ou plusieurs fois
- Affichage clair du reste à encaisser après chaque règlement
Paiement groupé
- Un seul règlement peut être affecté à plusieurs factures
- Imputation précise de chaque montant pour éviter toute ambiguïté
- Lecture immédiate des factures soldées et des montants encore dus
Ce fonctionnement garantit une vision fidèle de la trésorerie, avec des règlements saisis manuellement ou automatiquement, sans rapprochements manuels ni recalculs a posteriori.
Acomptes & avoirs en règlement
Les acomptes et les avoirs sont traités comme de véritables moyens de règlement, avec des règles strictes pour garantir la cohérence des soldes.
Acomptes
Les acomptes sont suivis comme des montants encaissés. Ils peuvent être imputés sur la facture finale, une facture de situation ou un dossier, selon votre organisation.
- Traçabilité complète entre l’encaissement et le document d’origine
- Vision claire des montants déjà encaissés et du reste à régler
Avoirs
Un avoir peut être utilisé comme crédit sur une facture ultérieure. Le système conserve systématiquement le lien entre l’avoir et la facture réglée.
- Identification claire de l’avoir utilisé pour solder une facture
- Prévention des doublons et des imputations incorrectes
Suivi des impayés & relances
Le suivi des impayés permet d’identifier rapidement les factures à risque et d’agir de manière structurée, sans relances intempestives.
Échéances et retards
- Vue des factures à échéance et des factures en retard
- Lecture par client, période ou montant
- Distinction claire entre facture émise et facture échue
Relances structurées
- Relances non envoyées automatiquement par défaut : chaque envoi reste sous contrôle
Grand livre comptable client en temps réel
Le grand livre client présente l’ensemble des mouvements comptables liés à un client, de manière chronologique et justifiée. Il constitue la référence pour comprendre la situation réelle du compte client.
- Débit : factures émises et montants portés au compte client
- Crédit : règlements reçus, acomptes et avoirs imputés
- Solde mis à jour automatiquement après chaque écriture