Export FEC : fichier comptable pour expert-comptable
Comprenez le format FEC, ses contrôles et la transmission des écritures à votre expert-comptable.
Le FEC est le fichier des écritures comptables remis à l'administration au début d'un contrôle fiscal par les entreprises informatisées.
Le FEC, fichier des écritures comptables, est obligatoire pour toute entreprise qui tient sa comptabilité de manière informatisée. Il est remis à l'administration au début d'un contrôle fiscal, conformément à l'article A47 A-1 du livre des procédures fiscales. Un fichier est produit par exercice. Son nom suit la forme SIREN + FEC + date de clôture AAAAMMJJ.
À quoi sert le fichier des écritures comptables ?
Le FEC rassemble les écritures comptables d'un exercice dans un format structuré. Il ne remplace pas le travail de votre expert-comptable. Il permet de transmettre des données cohérentes, selon des colonnes et un ordre définis, lorsqu'une administration les demande.
Préparer le FEC ne se résume pas à cliquer sur un bouton à la fin de l'année. Les journaux, les comptes, les libellés, les références de pièces et les dates doivent être présents dans les écritures. Un contrôle avant export sert à repérer les informations manquantes.
Les 18 colonnes obligatoires du FEC
Les colonnes obligatoires, dans cet ordre, sont : JournalCode, JournalLib, EcritureNum, EcritureDate, CompteNum, CompteLib, CompAuxNum, CompAuxLib, PieceRef, PieceDate, EcritureLib, Debit, Credit, EcritureLet, DateLet, ValidDate, Montantdevise et Idevise.
L'ordre est important. Un fichier correct dans son contenu mais désorganisé ne répond pas au format attendu. Faites vérifier cette structure lors d'un changement de logiciel ou d'une reprise de données, avant la période où le fichier devra être communiqué.
Ce que ça change pour vous
Votre enjeu quotidien est de pouvoir transmettre des écritures compréhensibles à votre cabinet. Les factures et leurs pièces doivent être retrouvables. Les anomalies simples, comme une date manquante ou un libellé absent, sont plus faciles à corriger au moment de la saisie qu'en fin d'exercice.
- Vérifiez les journaux et le plan comptable de votre société.
- Contrôlez les références de pièces et les dates.
- Corrigez les lignes dont débit et crédit sont renseignés ensemble.
- Conservez les factures associées aux écritures exportées.
Un export par période peut répondre au rythme de travail de l'expert-comptable. Cela facilite les échanges sans attendre la clôture. Il convient toutefois de convenir avec lui de la période et des pièces dont il a besoin.
Comment Adliss le fait
Adliss gère un plan comptable par société et les journaux ventes, achats, banque, caisse, opérations diverses et immobilisations. L'export FEC est produit en CSV séparé par « ; », avec un nom de fichier conforme.
Un contrôle avant export signale de manière bloquante un journal incomplet, un compte ou un libellé manquant, une pièce sans référence, une date manquante, ou débit et crédit sur la même ligne. Le pointage est signalé comme élément à vérifier.
Vous pouvez exporter par période pour votre expert-comptable avec un ZIP des pièces, notamment les factures. Les écritures de caisse viennent des Z scellés. Adliss ajoute les colonnes facultatives DateRglt et ModeRglt pour les BNC ou la comptabilité de trésorerie.
Le bilan et les déclarations restent réalisés par l'expert-comptable. Consultez les fonctions administratives, les fonctions pour comptables et la trésorerie.
Transmettre un export utilisable
Avant un envoi, regardez les contrôles remontés et complétez ce qui manque. La référence de pièce, le compte et la date ne sont pas des détails : ils permettent de relier une ligne à son origine. Le ZIP de pièces complète cette transmission lorsque votre cabinet en a besoin.
Le FEC sert à un contrôle fiscal, tandis que l'export par période répond à une organisation de travail avec le cabinet. Les deux sujets utilisent des écritures structurées, mais n'ont pas nécessairement le même calendrier. Distinguer ces usages permet de préparer les bons fichiers au bon moment.
Le nom du fichier associe le SIREN, la mention FEC et la date de clôture au format AAAAMMJJ. Prenez le temps de vérifier l'exercice visé avant toute transmission. Un fichier est produit par exercice, ce qui permet de séparer les périodes comptables.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un export FEC en comptabilité ?
Le FEC est le fichier des écritures comptables. Il est obligatoire pour les entreprises tenant leur comptabilité informatiquement et est remis au début d'un contrôle fiscal.
Quelles sont les colonnes obligatoires d'un fichier FEC ?
Le FEC comporte 18 colonnes obligatoires dans un ordre défini, de JournalCode à Idevise. Cet ordre doit être respecté dans le fichier transmis.
Comment transmettre les écritures à son expert-comptable ?
Un export par période permet de transmettre des écritures selon le rythme convenu avec le cabinet. Les pièces, notamment les factures, peuvent être jointes dans un ZIP lorsque le cabinet en a besoin.
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