Import export de données sans tout recréer — Adliss
Pouvoir importer et exporter ses données est primordial dans un ERP.
L’importation a été pensée pour être simple et guidée. L’objectif est de vous accompagner, pas de vous laisser deviner.
Mais un point reste essentiel : les données de départ doivent être propres. Un ERP n’est pas un simple tableau : derrière, ce sont des dizaines de tables interconnectées. Un import peut impacter plusieurs éléments à la fois… et une donnée approximative peut vite créer un sacré désordre.
- Imports Excel sur les objets principaux : clients, leads, produits, fournisseurs, catalogues.
- Mapping des colonnes vers les champs métier, vérification des formats, détection des doublons
- Rapport d’import détaillé
- Sécurisation des exports sensibles
Mapping & contrôle
- Associez chaque colonne du fichier à un champ de destination : nom, e-mail, TVA, prix, unité, etc.
Contrôles de format
- Dates : format unique et cohérent attendu
- Nombres : séparateurs décimaux et milliers vérifiés
- E-mails : validation automatique de la syntaxe
- Références : longueur, caractères autorisés et unicité contrôlés
Contrôles de cohérence
Une fois le mapping effectué, le système analyse automatiquement si les données importées sont correctement formatées et cohérentes entre elles. Ces vérifications permettent de détecter les anomalies avant qu'elles n'affectent votre base de données.
Le traitement peut s'appuyer soit sur les identifiants internes du système, soit sur des champs clés que vous définissez. Ainsi, lors de l'import d'un catalogue produits, ADLISS exploite la référence produit pour :
- mettre à jour les produits déjà présents,
- ajouter les nouveaux produits,
- ou archiver ceux qui ne sont plus utilisés.
Vos données restent ainsi parfaitement à jour, sans doublons ni incohérences, y compris lors d'imports de grande envergure.
Exports
Les exports vous permettent de récupérer vos données sous des formats directement exploitables.
Les exports standards sont proposés au format Excel. Selon le module concerné, ils peuvent inclure des outils de filtrage pour travailler sur un sous-ensemble de données ou mettre à jour un champ en masse avant réimportation.
Les données comptables sont exportées au format CSV, compatible avec les logiciels de comptabilité et les outils d'analyse courants.
Chaque export fait l'objet d'une journalisation : utilisateur, date, périmètre des données et type d'extraction. Cette traçabilité permet de sécuriser les accès et de répondre aux exigences de contrôle et de conformité.
Bonnes pratiques
- Attribuez un identifiant unique à chaque objet (contact, produit, fournisseur).
- Harmonisez les listes de référence (statuts, catégories) avant de procéder à l'import.
- Éliminez les doublons dans la source de données avant tout chargement.
- Effectuez un test sur un échantillon réduit (50 à 200 lignes) avant un import en masse.
- Privilégiez les listes contrôlées aux champs de saisie libre dès que cela est possible.
- Documentez vos conventions internes (nommage, références, unités, taux de TVA).
- Réservez les droits d'import et d'export aux profils utilisateurs habilités.
- Évaluez la qualité des données : taux de rejet, taux de doublons, champs non renseignés.