Imports / Exports vos données
Pouvoir importer et exporter ses données est primordial dans un ERP.
L’importation a été pensée pour être simple et guidée. L’objectif est de vous accompagner, pas de vous laisser deviner.
Mais un point reste essentiel : les données de départ doivent être propres. Un ERP n’est pas un simple tableau : derrière, ce sont des dizaines de tables interconnectées. Un import peut impacter plusieurs éléments à la fois… et une donnée approximative peut vite créer un sacré désordre.
- Imports Excel sur les objets principaux : clients, leads, produits, fournisseurs, catalogues.
- Mapping des colonnes vers les champs métier, vérification des formats, détection des doublons
- Rapport d’import détaillé
- Sécurisation des exports sensibles
Mapping & contrôle
- Associer chaque colonne du fichier à un champ cible : nom, e-mail, TVA, prix, unité, etc
Contrôles de format
- Dates : format unique et cohérent
- Nombres : séparateurs et décimales contrôlés
- E-mails : validation automatique
- Références : longueur, caractères autorisés, unicité
Contrôles de cohérence
Une fois le mapping réalisé, le système analyse automatiquement si les données sont correctement formatées et cohérentes. Ces contrôles permettent de détecter les erreurs avant qu’elles n’impactent la base.
Le traitement peut s’appuyer soit sur les identifiants internes du système, soit sur des champs clés. Par exemple, lors de l’import d’un catalogue produits, ADLISS utilise la référence produit pour :
- mettre à jour les produits existants,
- ajouter de nouveaux produits,
- ou mettre en sommeil ceux qui ne sont plus utilisés
Résultat : vos données restent alignées, sans doublons ni incohérences, même lors d’imports volumineux.
Exports
Les exports permettent de récupérer vos données dans des formats exploitables.
Les exports standards sont proposés au format Excel. Selon le contexte, ils intègrent des outils de filtrage permettant de travailler sur un sous-ensemble de données ou de mettre à jour un champ en masse avant réimportation.
Les données comptables sont exportées au format CSV, conformes aux usages des logiciels comptables et des outils d’analyse.
Chaque export fait l’objet d’un journalisation : utilisateur, date, périmètre des données et type d’extraction. Cette traçabilité permet de sécuriser les accès et de répondre aux exigences de contrôle et de conformité.
Bonnes pratiques
- Définir un identifiant unique par objet (contact, produit, fournisseur)
- Normaliser les listes (statuts, catégories) avant import
- Nettoyer les doublons dans la source avant de charger
- Tester sur un échantillon (50–200 lignes) avant import massif
- Éviter les champs libres quand une liste contrôlée est possible
- Documenter les conventions (naming, références, unités, TVA)
- Restreindre les droits d’import/export aux profils habilités
- Mesurer la qualité : taux de rejet, taux de doublons, champs vides