GED avec arborescence de dossiers | Adliss

La GED par arborescence permet d'archiver les documents transversaux de l'entreprise (fiscal, banque, assurances, juridique, social, projets…). Une fois la structure mise en place, elle demeure stable et lisible par tous les collaborateurs.

Si votre organisation fonctionne en multi-sociétés, deux approches sont possibles : une GED par société pour un cloisonnement strict, ou une GED commune pour faciliter le partage de documents entre entités.

Dans les deux cas, des droits d'accès par dossier peuvent être définis individuellement pour chaque collaborateur. Lorsque la séparation des contenus est une priorité, l'approche « une GED par société » reste la plus claire au quotidien.

• Racines explicites : FISCAL, BANQUE, ASSURANCES, JURIDIQUE, SOCIAL, PROJETS…
• Sous-dossiers organisés par nature : TVA / IS / CFE, relevés, contrats, attestations, assemblées générales…
• Un modèle d'arborescence peut être appliqué automatiquement à la création d'une nouvelle société

Réduction des doublons

• Un emplacement unique par document, pour garantir un référentiel fiable et cohérent
• Préférer la gestion des versions à la duplication de fichiers

Événements tracés

• Téléchargements : date, heure, utilisateur interne ou lien externe
• Consultations sans téléchargement (si l'option est activée)

Lecture par document

• Chaque document possède un historique consultable à tout moment
• Les derniers accès et téléchargements sont affichés chronologiquement

Utilité opérationnelle

• Vérifier qu'un client ou un partenaire a bien accédé au document
• S'assurer qu'une version a été consultée après une mise à jour

L'organisation en arborescence facilite la navigation dans vos documents. Toutefois, lorsque le volume de fichiers s'accroît ou que les usages évoluent, il devient utile de disposer d'outils de recherche complémentaires.

Chaque document peut être enrichi par un formulaire de métadonnées, afin d'en faciliter la recherche et le suivi :

• Tags : mots-clés libres permettant de qualifier le document
• Notes : commentaire libre ou résumé du contenu
• Éditeur WYSIWYG : description structurée et mise en forme du contenu du fichier
• Workflow : état d'avancement du document (aucun, en attente, validé, rejeté)
• Numéro de référence : identifiant utile pour le suivi et la gestion des versions

La recherche s'effectue par mots-clés simples présents dans les tags, les notes ou le nom du fichier, et peut porter sur l'ensemble des sous-dossiers.

L'indexation du contenu des fichiers (recherche en texte intégral) n'est pas activée à ce stade, afin de garantir les performances et de maintenir la maîtrise des accès.

Permet de recevoir une alerte avant l'échéance du contrat, afin de contacter l'organisme dans les délais requis pour la résiliation et d'éviter toute reconduction automatique.

La zone de dépôt accepte le glisser-déposer de dossiers entiers : l'arborescence est reconstituée automatiquement, sans aucune manipulation supplémentaire. Vous pouvez également déposer une archive ZIP, qui sera décompressée et intégrée en préservant intégralement la structure des dossiers d'origine.

La GED repose sur une surcouche applicative adossée à plusieurs tables en base de données. Elle reproduit les usages d'un dossier partagé classique tout en y ajoutant des fonctionnalités avancées : gestion des droits d'accès, traçabilité des actions, métadonnées et recherche sécurisée.

Cette approche dépasse largement le simple stockage de fichiers : chaque action est maîtrisée, consignée et rattachée à un contexte métier précis.

Documents et dossiers peuvent être archivés ou désarchivés, téléchargés, verrouillés en lecture seule ou supprimés en masse. Les opérations sensibles sont protégées par une confirmation par code PIN, afin d'éviter toute action irréversible accidentelle.

Chaque dossier de la GED dispose de droits d'accès spécifiques. Les administrateurs jouissent de l'intégralité des droits, tandis que les autres utilisateurs n'accèdent qu'aux documents et dossiers qui leur ont été explicitement attribués.

En environnement multi-sociétés, vous pouvez opter pour un cloisonnement strict (une GED par société) ou pour une GED partagée, en fonction de votre organisation et de vos besoins de collaboration.

Par défaut, les dossiers ne sont pas accessibles aux utilisateurs non administrateurs. Les droits sont définis au niveau des dossiers parents et se propagent automatiquement à l'ensemble des sous-dossiers, assurant une gestion des accès à la fois simple et cohérente.

Le moteur de recherche respecte intégralement les droits de chaque utilisateur : chaque collaborateur ne voit que les documents et dossiers auxquels il a accès, y compris dans les résultats de recherche.

La navigation et la recherche dans l'arborescence s'appuient sur une interface dynamique permettant d'explorer, de déplacer et de réorganiser les dossiers, pour une gestion documentaire à la fois fluide et maîtrisée.

Certains documents (KBI, pièces administratives, dossiers contractuels) doivent parfois être communiqués à des intervenants extérieurs. Plutôt que de joindre ces fichiers à un e-mail, vous pouvez générer un lien de téléchargement dédié, à la façon d'un service de transfert de fichiers en ligne.

Ce lien est sécurisé, limité dans le temps et peut être révoqué à tout moment, sans jamais exposer l'ensemble de votre GED.