Dossier partagé amélioré
Une GED est souvent réduite à un simple « dossier partagé amélioré ». Sans cadre précis, on aboutit vite à des arborescences incohérentes, des doublons, des versions incertaines et des documents introuvables au moment où ils sont réellement nécessaires.
Une GED efficace repose sur une arborescence claire, des règles de classement et des informations structurées associées à chaque document. Objectif : savoir où ranger, quoi renseigner, et retrouver vite un document fiable.
- Arborescence de dossiers et sous-dossiers pour un classement lisible et partagé
- Classement par glisser-déposer et actions simples
- Versioning des documents pour conserver l’historique
- Statut de validation : en attente, validé ou rejeté
- Métadonnées : notes, mots-clés, référence, dates clés
- Dates de fin et alertes pour anticiper échéances et obligations
- Recherche rapide par nom, mots-clés ou filtres
- Historique des téléchargements par document (date/heure, utilisateur ou lien)
- Liens de partage sécurisés depuis le portail client (droits, expiration, traçabilité)
Organisation
La GED par arborescence sert à archiver les documents transverses de l’entreprise (fiscal, banque, assurances, juridique, social, projets…). Une fois la structure posée, elle reste stable et compréhensible pour tout le monde.
Si votre organisation fonctionne en multi-sociétés, vous pouvez choisir : une GED par société (cloisonnement simple), ou une GED unique pour faciliter le partage de documents entre entités.
Dans les deux cas, vous pouvez définir des droits d’accès par dossier par collaborateur. Mais lorsqu’il faut éviter toute confusion, le cloisonnement “une GED par société” reste le plus lisible au quotidien.
- Racines explicites : FISCAL, BANQUE, ASSURANCES, JURIDIQUE, SOCIAL, PROJETS…
- Sous-dossiers par nature : TVA / IS / CFE, relevés, contrats, attestations, assemblées générales…
- Un modèle de structure peut être injecté automatiquement à la création d’une société
Réduction des doublons
- Un emplacement unique par document, pour garder un référentiel clair
- Versionner plutôt que dupliquer
Historique des téléchargements
Événements tracés
- Téléchargements : date/heure, utilisateur interne ou lien externe
- Consultations sans téléchargement (si la notion est activée)
Lecture par document
- Chaque document dispose d’un historique lisible
- Affichage des derniers accès et téléchargements
Utilité opérationnelle
- Confirmer qu’un client ou partenaire a bien accédé au document
- Vérifier qu’une version a été consultée après une mise à jour
Métadonnées & filtres
Le classement par arborescence permet de retrouver facilement les documents. Cependant, lorsque le volume augmente ou que les usages se diversifient, il devient judicieux de disposer d’outils de recherche complémentaires.
Chaque document peut être enrichi via un formulaire de métadonnées, afin de faciliter la recherche et le suivi :
- Tags : mots-clés libres pour qualifier le document
- Notes : commentaire ou résumé du contenu
- Éditeur WYSIWYG : description structurée du contenu du fichier
- Workflow : état du document (aucun, en attente, validé, rejeté)
- Numéro de référence : utile pour le suivi et la versioning
La recherche s’effectue par mots-clés simples présents dans les tags, les notes ou le nom du fichier, et peut s’appliquer à l’ensemble des sous-dossiers.
L’indexation du contenu des fichiers (recherche plein texte) n’est pas activée à ce stade, afin de privilégier la performance et la maîtrise des accès.
Alert résiliation
Permet d’être averti avant la fin du contrat afin de contacter l’organisme dans les délais de résiliation et éviter toute reconduction automatique.
Import et gestion avancée des documents
La zone de dépôt permet de glisser-déposer des dossiers entiers. Le système reconstruit automatiquement l’arborescence, sans manipulation manuelle. Il est également possible de déposer une archive ZIP, qui sera décompressée et intégrée en conservant la structure des dossiers.
La GED repose sur une surcouche applicative s’appuyant sur plusieurs tables en base de données, afin de reproduire les usages d’un dossier partagé tout en ajoutant des fonctionnalités avancées : gestion des droits, traçabilité, métadonnées et recherche sécurisée.
Cette approche permet d’aller bien au-delà d’un simple stockage de fichiers : chaque action est maîtrisée, contrôlée et rattachée à un contexte métier clair.
Les documents et dossiers peuvent être archivés ou désarchivés, téléchargés, rendus inaltérables ou supprimés en masse. Les opérations sensibles sont protégées par une confirmation par code PIN, pour éviter toute action irréversible accidentelle.
Droits d'accées
Chaque dossier de la GED dispose de droits d’accès spécifiques. Les administrateurs bénéficient de l’ensemble des droits, tandis que les autres utilisateurs accèdent uniquement aux documents qui leur sont explicitement autorisés.
En environnement multi-sociétés, vous pouvez choisir un cloisonnement strict (une GED par société) ou une GED partagée, selon votre organisation et vos besoins de collaboration.
Par défaut, les dossiers ne sont pas accessibles aux utilisateurs non administrateurs. Les droits sont définis au niveau des dossiers parents et se propagent automatiquement aux sous-dossiers, garantissant une gestion simple et cohérente des accès.
Le moteur de recherche est entièrement câblé sur les droits utilisateurs : chaque collaborateur ne voit que les documents et dossiers auxquels il est autorisé à accéder, y compris lors des recherches.
La navigation et la recherche dans l’arborescence s’appuient sur une interface dynamique permettant l’exploration, le déplacement et la réorganisation des dossiers, pour une gestion documentaire fluide et maîtrisée.
Liens de téléchargement
Certains documents (KBI, pièces administratives, dossiers contractuels) doivent régulièrement être transmis à des sociétés externes. Plutôt que d’envoyer des pièces jointes par email, vous pouvez créer un lien de téléchargement, à la manière d’un service de transfert de fichiers.
Le lien est sécurisé, limité dans le temps et peut être désactivé à tout moment, sans jamais exposer l’ensemble de votre GED.